L’Association de verre carnaval du Québec

155 Séraphin Marion,
Boucherville, Qc
J4B 6T6

Statuts et règlements

Document présenté par l’exécutif de l’AVCQ,

et adopté à l’unanimité lors de la réunion des membres

du 3 août 2013 tenu à Québec

 

Chapitre I
L’Association

Dans ce document, la forme masculine désigne, lorsqu’il y a lieu, aussi bien les femmes que les hommes. L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte.

Article 1.1            Nom

Notre association se nomme : l’ASSOCIATION DE VERRE CARNAVAL DU QUÉBEC, ci-après appelée l’AVCQ

Article 1.2            Siège social

Le siège social de l’AVCQ est situé à l’adresse de résidence du président.

Article 1.3            Statuts de l’Association

L’AVCQ est une société à but non lucratif.

Article 1.4            Définition du verre carnaval

Le verre carnaval se définit comme étant un verre clair ou coloré, pressé ou soufflé dans un moule, comportant un motif, et qui a été irisé et fabriqué avant 1930.

Article 1.5            Objectifs

Nos objectifs sont :

  1. aider nos membres à mieux connaître le monde du verre carnaval ainsi que son histoire;
  2. instruire nos membres en créant de l’intérêt pour ce verre;
  3. recruter de nouveaux membres et élargir leurs connaissances;
  4. donner à nos membres la chance de bénéficier des connaissances, expériences et découvertes des autres membres de l’association;
  5. appuyer les officiers afin d’atteindre nos objectifs.

Article 1.6            Emblème

L’épergne, WIDE PANEL est notre emblème.

Article 1.7            Pièce commémorative

Aucune pièce commémorative ne peut être fabriquée par un de nos membres sans une autorisation de l’AVCQ.

Article 1.8            Préséance

Advenant une contradiction de l’interprétation entre la version française et anglaise, la version française aura préséance.

Article 1.9            Code Morin

Le code Morin sera utilisé comme base pour régir le déroulement des réunions de l’association.

Chapitre II
Les membres

Article 2.1            Définition et éligibilité

Toute personne qui s’intéresse au verre carnaval et qui :

  1. adhère aux présents statuts et règlements en signant sa carte de membre;
  2. acquitte sa cotisation;
  3. se conforme aux décisions de l’association;
  4. accepte d’agir avec respect et éthique dans ses rapports avec les autres membres, invités ou visiteurs de l’AVCQ.

Article 2.2            Cotisation

Le montant de la cotisation annuelle sera fixé par les membres en assemblée générale entre le 1er janvier et le 1er juillet de chaque année. Elle sera due à compter du 1er juillet de l’année en cours et sera valide jusqu’au 30 juin de l’année suivante.

Article 2.3            Avantages et privilèges

  1. la cotisation couvre tous les membres d’une famille qui résident sous le même toit;
  2. la cotisation donne droit de recevoir notre journal à raison d’un par famille;
  3. toute personne âgée de dix-huit ans ou plus aura droit de vote en tout temps. Cependant, un maximum de 2 votes par famille sera appliqué;
  4. la cotisation donne également droit d’accès à tout le contenu du site WEB de l’AVCQ.

Article 2.4            Membres honoraires

Il s’agit d’une catégorie spéciale de membres qui, à la suite de services rendus à notre association, bénéficient de ce titre.  Ils reçoivent notre journal et ne sont pas assujettis au paiement de la cotisation annuelle. Les membres honoraires sont désignés par l’assemblée générale à la suite d'une recommandation du comité exécutif.

Article 2.5            Négligence et réinstallation

Tout membre qui néglige de payer sa cotisation après trois mois de délai ne sera plus considéré comme un membre et par conséquent ne recevra plus nos publications, perdra son droit de vote aux assemblées et son accès privilégié au site WEB.  Toutefois, il pourra redevenir membre actif en payant sa cotisation. Il conservera dans ce cas, son ancienneté en tant que membre.

Article 2.6            Exclusion

Est passible d’exclusion tout membre qui cause un préjudice grave à l’association ou qui ne respecte pas les statuts et règlements de l’association.

Article 2.7            Procédure d’exclusion

Le cas échéant, les mesures suivantes devront être prises :

  1. une plainte écrite et signée par le plaignant devra être soumise à l’exécutif;
  2. après un examen de la plainte, l’exécutif décidera s’il y a matière à prendre des sanctions;
  3. le membre présumé en faute aura droit de réplique auprès de l’exécutif;
  4. après discussion, un vote sera pris par l’exécutif sur une sanction possible;
  5. le président informera le membre de la décision retenue et appliquée.

Chapitre III
Assemblée générale

Article 3.1            Composition

L’assemblée générale se compose de tous les membres en règle.

Article 3.2            Attributions de l’assemblée générale

L’assemblée générale est l’autorité suprême de l’association.  Il lui appartient en particulier :

  1. d’élire les officiers de l’association;
  2. de ratifier, d’amender ou d’annuler toute décision du comité exécutif;
  3. de modifier les statuts et règlements;
  4. de fixer le montant de la cotisation annuelle;
  5. de se prononcer sur la vérification des livres et autres documents ayant trait à l’administration des fonds de l’AVCQ;
  6. de poser toutes les actions nécessaires et de prendre toutes les décisions opportunes à la bonne marche de l’AVCQ.

Article 3.3            Réunion annuelle de l’Assemblée générale des membres

Il y aura au moins une réunion annuelle de l’assemblée générale. Celle-ci aura lieu entre mars et juin de chaque année civile et l'on y tiendra des élections.

Article 3.4            Réunions régulières des membres

Elles auront lieu à intervalles déterminés par le comité exécutif.  Le président et le membre qui reçoit décideront de la date, de l’heure, de l’endroit ainsi que du thème du jour.  Les détails de la réunion seront communiqués, autant que possible, trois semaines à l’avance par le biais du journal ou par le biais d’un avis officiel (internet ou courrier).  À défaut d’une invitation d’un membre, le comité exécutif décidera si cette assemblée aura lieu ou non.

Article 3.5            Assemblées générales spéciales des membres

Une assemblée générale spéciale des membres peut être convoquée par une majorité des officiers ou par une demande écrite d’au moins 10% des membres;  une telle demande devra être présentée au président ainsi qu’au secrétaire. L’assemblée devra idéalement avoir lieu dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la demande.

Article 3.6            Quorum

Les membres présents à une assemblée formeront le quorum à condition qu’il y ait au moins dix membres présents.

Chapitre IV
Comité exécutif

Article 4.1            Direction

L’AVCQ est administrée par un comité exécutif.

Article 4.2            Composition du comité exécutif

Le comité exécutif est formé d’un groupe de 5 à 8 officiers qui assument les rôles suivants :

  1. président;
  2. vice-président;
  3. secrétaire;
  4. trésorier;
  5. trois directeurs, au maximum;
  6. éditeur. (Nommé par le président et sans droit de vote)

Article 4.3            Répartition des fonctions au comité exécutif

Le rôle de président est alloué à un officier par vote de l’assemblée des membres.

À l’exception du rôle de président, le président, en accord avec les officiers du comité exécutif, peut redistribuer les fonctions entre les officiers élus par l’assemblée des membres, pour tenir compte des réalités changeantes de la vie et des intérêts de chacun des officiers.

Un officier pourrait occuper plus d’une fonction.

Une fonction peut être attribuée à plus d’un officier. Dans ce cas, il y aurait un titulaire principal et un associé.

Article 4.4            Attributions du comité exécutif

Les attributions du comité exécutif sont les suivantes :

  1. gérer les affaires de l’AVCQ;
  2. déterminer, en accord avec le membre qui reçoit, la date de la réunion régulière;
  3. former tout comité nécessaire pour étudier, discuter, promouvoir ou atteindre les buts de l’AVCQ;
  4. voir à la publication du journal;
  5. assurer le maintien du site WEB et de la page Facebook;
  6. pourvoir à un poste vacant, en le faisant ratifier à l’assemblée suivante.

Article 4.5            Réunions

Il y aura une réunion du comité exécutif, au moins une fois l’an. Le quorum sera de trois officiers présents.

Le comité exécutif peut également tenir des réunions en utilisant les commodités technologiques disponibles.

Article 4.6            Durée du mandat

  1. la durée du mandat est de vingt-quatre mois;
  2. sauf pour le président, un officier pourrait choisir d’effectuer un deuxième mandat sans que ce poste soit soumis au processus d’élection;
  3. les élections aux postes de président et de deux officiers ont lieu les années paires et celles des autres officiers, les années impaires;
  4. l’éditeur est nommé par le président et entre en fonction les années paires;
  5. le président sortant, s’il accepte, peut, à la demande du président nouvellement élu ou du comité exécutif, occuper un poste d’officier (additionnel s’il n’y en a pas de vacant), sans élection, pour un mandat de 2 ans.

Article 4.7            Éligibilité

  1. est éligible à une charge d’officier, tout membre en règle avec l’association depuis un an;
  2. les officiers sortants de charge sont rééligibles;
  3. un membre absent peut être mis en nomination à toute charge d’officier pourvu qu’il soit représenté à l’assemblée par un membre autorisé à le porter candidat, en vertu d’une procuration écrite et signée de sa main;
  4. l’exécutif peut présenter la candidature d’un membre de l’exécutif pour un deuxième mandat ou sa mise en candidature pour un nouveau mandat;
  5. un officier en place peut se présenter au poste de président. S’il est élu, il doit résigner le poste qu’il occupait sur le champ;
  6. une élection au poste devenu vacant doit avoir lieu au cours de cette même assemblée générale pour combler la période résiduelle de ce mandat.

Chapitre V
Devoirs et pouvoirs des officiers

Article 5.1            Président

Les attributions du président sont les suivantes :

  1. être responsable de la régie interne de l’AVCQ;
  2. présider les assemblées;
  3. surveiller l’application des règlements et voir à ce que chaque officier s’occupe avec soin des devoirs de sa charge;
  4. ordonner la convocation des assemblées du comité exécutif;
  5. avoir droit de vote dans les seuls cas d’égalité des voix;
  6. distribuer les fonctions aux officiers de l’exécutif et en informer l’assemblée générale;
  7. nommer l’éditeur du journal;
  8. être membre d’office de tous les comités.

Article 5.2            Vice-président

Les attributions du vice-président sont les suivantes :

  1. présider les assemblées en l’absence du président;
  2. s’assurer que des photos soient prises à chaque réunion et veiller à la mise à jour de l'album souvenir;
  3. s’occuper des nouveaux membres afin de faciliter leur intégration.

Article 5.3            Secrétaire

Les attributions du secrétaire sont les suivantes :

  1. rédiger et lire les procès-verbaux;
  2. maintenir, pour l’association, un dossier complet de ses activités;
  3. soumettre toute documentation au comité exécutif lors de la première assemblée de l’année;
  4. donner accès aux membres aux registres de procès-verbaux et aux livres comptables;
  5. s’occuper de la correspondance;
  6. prendre charge du site WEB et de la page Facebook.

Article 5.4            Trésorier

Les attributions du trésorier sont les suivantes :

  1. percevoir les cotisations et tenir les livres;
  2. maintenir à jour la liste des membres en règle;
  3. administrer les avoirs et déboursés de l’AVCQ et en être responsable envers les membres;
  4. soumettre à chaque réunion le solde en banque de l’AVCQ et produire au comité exécutif, une fois l’an, le rapport financier annuel;
  5. régler dans les trente jours toute dette encourue par l’AVCQ.

Article 5.5            Directeurs

Les attributions des directeurs sont les suivantes :

  1. assumer un rôle au sein de l’exécutif comme titulaire principal ou associé;
  2. jouer un rôle d’ambassadeur de l’association en toute circonstance;
  3. participer à tout comité qui sera créé ainsi qu’à toute autre fonction que le comité exécutif jugera bon de leur confier;
  4. accomplir des tâches lors du déroulement des assemblés.

Article 5.6            Éditeur

Les attributions de l’éditeur sont les suivantes :

  1. voir à la publication d’un journal de l’AVCQ;
  2. se réserver le droit de ne pas publier les lettres et les articles jugés nuisibles à notre association, ceci étant sujet à l’approbation du comité exécutif;
  3. obtenir du trésorier la liste des membres admissibles à recevoir notre publication.

Chapitre VI
Vérification

Article 6.1            La vérification

Le trésorier doit rendre compte de sa gestion des comptes au comité exécutif à qui incombe la vérification.  Le trésorier doit inclure le solde bancaire de tous les comptes de l’Association dans le procès-verbal écrit de la dernière réunion annuelle.

Article 6.2            Devoirs et droits du comité exécutif

Les responsabilités du comité exécutif sont les suivantes :

  1. surveiller la comptabilité et vérifier la caisse;
  2. examiner les inventaires et les comptes;
  3. en faire rapport aux membres soit par le biais du journal ou en assemblée générale au moins une fois l’an.

Le comité exécutif détient les droits suivants :

  1. prendre connaissance des livres et des autres documents;
  2. convoquer au besoin, sur une décision unanime, une assemblée générale à propos des finances de l’association.

À noter : le secrétaire et/ou le trésorier doivent fournir tous les livres et toutes les pièces justificatives exigées par le comité exécutif.

Chapitre VII
Élections

Article 7.1            Date

Il y aura des élections à la première assemblée après le 10 mars de chaque année. Les officiers élus entrent en fonction sur le champ.  Avant chaque élection, le président s’informe auprès des officiers dont le poste est mis en élection de leur intention ou non de se présenter de nouveau. Si l’officier manifeste son intention de briguer de nouveau les suffrages, mais qu’il ne peut être présent lors des mises en candidatures, le président peut en son nom soumettre sa candidature.

Article 7.2            Droit de vote
              Tout membre en règle et présent lors de l’assemblée aura droit de vote.
Article 7.3            Procédure d’élection

  1. l’assemblée générale choisit un président et un secrétaire d’élection.  Le président d’élection ne peut être mis en candidature à un poste. Le secrétaire a droit de vote et le président d’élection n’a droit de vote que s’il y a égalité;
  2. le président d’élection ouvre les mises en nomination pour un premier poste. Un membre de l’assemblée suggère une candidature pour le poste en question, un second membre en suggère un autre au même poste, etc. Le président d’élection demande s’il y a d’autres mises en candidatures et, lorsqu’il n’y en a plus, déclare que les mises en nomination sont closes. En commençant par le bas de la liste des candidats mis en nomination, il leur demande, chacun à leur tour, s’ils acceptent leur mise en candidature.  Si un seul accepte, il le déclare élu par acclamation et s’il y en a plus d’un, il y aura donc des élections;
  3. chaque candidat a cinq minutes pour exposer son programme aux membres;
  4. l’élection se fera par vote secret;
  5. le président d’élection remettra un bulletin de vote à chaque membre votant et le nombre de bulletins utilisés devra correspondre au nombre de bulletins remis;
  6. le dépouillement du scrutin sera effectué par le président et le secrétaire d’élection;
  7. le président d’élection déclarera élu celui ou celle qui aura obtenu le plus grand nombre de votes;
  8. le nombre de votes ne sera pas divulgué. Le président et le secrétaire d’élection garderont le secret et les bulletins seront détruits;
  9. le tout recommence pour le deuxième poste et ainsi de suite;
  10. s’il y a plus d’un poste à pourvoir, et que le nombre de candidats qui acceptent correspond au nombre de postes semblables, ils seront tous déclarés élus;
  11. le secrétaire d’élection fera un rapport au secrétaire de l’Association.

Chapitre VIII
Responsabilité des membres et des officiers

Article 8.1            Responsabilité des membres et des officiers lors des assemblées

Tout membre et officier :

  1. dégage l’AVCQ et ses officiers de toutes responsabilités à l’égard de perte ou de bris de quelque nature que ce soit, que celle-ci soit matérielle ou monétaire;
  2. accepte l’entière responsabilité en regard des pièces de verre qu’il apporte pour présentation lors des réunions de l’organisation. Il dégage de ce fait tous les officiers et membres de l’association de tout bris pouvant survenir à l’une de ses pièces;
  3. s’engage à respecter la signalisation « ne pas toucher » et à s’approcher des pièces en exposition avec le plus grand soin;
  4. assume la responsabilité à l’égard des personnes qui l’accompagnent lors des réunions;
  5. assume la responsabilité de tout bris qui pourrait résulté de toucher, sans l'autorisation du propriétaire, une pièce en exhibition. Il devra dans un tel cas, s’entendre avec le propriétaire sur un dédommagement qui sera raisonnable et acceptable;
  6. accepte d’emblée que les pièces qu’il apporte pour la présentation et l’échange de pièces (PEP) soient manipulées par les membres. Aucune compensation ne pourra être exigée pour un dommage à ces pièces;
  7. s’engage à apporter des pièces de sa collection pour animer le thème de la réunion ainsi que le volet dernières trouvailles;
  8. permet que le site WEB, la page Facebook de l’AVCQ et le journal diffusent des photos qui peuvent le présenter et/ou mentionner son nom. Des informations personnelles telles que le # de téléphone, l’adresse ainsi que l’adresse internet ne seront pas diffusées sur le site WEB et la page Facebook. Pour les officiers, ces informations pourraient être publiées principalement dans le journal. Si pour toute raison, un membre ou officier désire que sa photo et son nom ne soient en aucun cas diffusés sur le site WEB, il devra en aviser formellement le président ou le secrétaire par écrit ou  par courriel. Les photos de groupe seront toujours permises.

Article 8.2            Présentation et échange de pièces (PEP)

  1. chaque membre doit fournir la liste des pièces qu’il inscrit à cette activité. La liste doit contenir le # du membre, un # de pièce, le nom du motif si connu et le prix minimum qu’il lui attribue.
  2. la pièce doit avoir un autocollant qui indique le # du membre, le # de pièce et le prix minimum.
  3. le membre doit indiquer par un autocollant tout bris présent sur la pièce.
  4. un membre pourra annuler la transaction qu’il a conclue, jusqu’à la fin de cette activité, s’il découvre un bris non signalé à la pièce. Cette pièce sera retirée de l’activité.

Chapitre IX
Amendements et dissolution

Article 9.1            Amendements

Cette constitution ainsi que les articles qui la composent peuvent être modifiés par un vote majoritaire lors d’une assemblée générale des membres, pourvu qu’un avis écrit ait été donné à tous les membres par le truchement du journal ou autrement.  Toute modification entre en vigueur immédiatement après l’acceptation par les membres.

Article 9.2            Dissolution

Si, pour une raison quelconque, l’AVCQ venait à se dissoudre, tous les fonds en réserve seraient versés à une œuvre de charité choisie par un vote lors de la dernière assemblée générale des membres. Cependant, ces fonds demeureront en attente pour une période de deux ans au cas d’une reprise éventuelle des activités de l’AVCQ.